مدیریت فراطلایی!
دسته بندی: مدیریت

مدیریت فراطلایی!

مدیریت موفقیت آمیز زمان به معنی انجام چیزی است که برای شما بسیار اهمیت دارد وقتی آنچه را در واقع می خواهید انجام نمی دهید، چه بسا احساس سردرگمی، عدول و ناکامی کنید. افراد بسیاری می کوشند از فنون مدیریت زمان، که برای دیگران مفید و موثر است، بهره گیرند . ولی به سبب عدم توفیق در اجرای آن مایوس می شوند.

غالبا این یأس به این دلیل رخ می دهد که آن ها مهم ترین اهداف و فنونی را که برای دستیابی به آن هدف وجود دارد، نمی شناسند. مدیریت موثر زمان بر مبنای اولویت بخشی مناسب، باید فنونی را شامل شود.

خطاهای شناختی درباره مدیریت زمان

پیش از آن که به فنون خاص مدیریت زمان بپردازیم اجازه دهید، برخی خطاهای شناختی شایع را که به مدیریت زمان ناکارآمد می انجامد و به ویژه تلاش های شما را در تعیین و تبعیت از اولویت ها ناکام می گذراند، بشناسیم:

وقتی آنچه را در واقع می خواهید انجام نمی دهید، چه بسا احساس سردرگمی، عدول و ناکامی کنید.

خطای شناختی: زندگی من کاملا به وسیله رویدادهای خارجی کنترل می شود.

واقعیت: شما بر خیلی از وجوه زندگی خود کنترل دارید ولی این شما و تنها شما هستید که مسئول اعمال کنترل می باشید. پیش از آن که دست به انتخابی بزنید ببینید برچه چیزی کنترل دارید و بر چه چیز کنترل ندارید. آینده را پیش بینی کنید و درخواست های بیرونی را که باید با آن ها رو به رو شوید، وضوح بخشید. با این کارها، تعیین آن چه باید انجام گیرد و این که چه وقت انجام شود صرف نظر از نوع درخواست، آسان تر است.

خطای شناختی: من باید انتظارات همه را برآورده سازم.

واقعیت: نیاز و درخواست های دیگران ممکن است برای شما و شیوه زندگی شما نامناسب باشند و چه بسا وقت زیادی از شما را تلف کنند، بسیار سئوال برانگیز باشند یا اساسا دست نیافتنی باشند. چنین خواسته هایی ممکن است با اولویت هایی که شما برای خود قائلید، هماهنگ و هم جهت نباشند. اگر سعی کنید انتظارات دیگران را برآورده سازید، آن گاه ممکن است از نیازهای خودتان باز بمانید. ابتدا نیازهای خود را روشن سازید، آن گاه ببنید دیگران از شما چه انتظاری دارند.

راهبردهای موثر در مدیریت زمان

گر چه مهم است که شما با سبک خودتان به مدیریت زمان و کار دست یابید، فنون زیر می تواند در این زمینه به شما کمک کند.

نخست به اموری که باعث افزایش توفیق شما می شود، توجه کنید.

مفیدترین آهنگ زیست شناختی خود را انتخاب کنید. منظور این است که اوقاتی از روز را که سطح انرژی شما در بالاترین حد است شناسایی کنید و مهم ترین کارهای خود را در آن اوقات انجام دهید. برای مثال، اگر شما صبح ها بهتر کار می کنید برنامه مطالعه خود را فقط به بعد از ظهر موکول نکنید. دوم، چیزهایی که مایلید انجام دهید اولویت بندی کنید.

گام اول: نظری کلی به هر چیزی که می خواهید انجام دهید، بیاندازید.
 با تعیین چارچوب زمانی که دوست دارید کار در آن صورت گیرد، شروع کنید (یک نیمسال تحصیلی، یک ماه، یک هفته، یک روز)، برای مثال برای هفته ای که در پیش دارید پنج هدف در نظر بگیرید : مطالعه برای امتحان روز شنبه، وقت بیشتری را به دوستی دادن که مورد بی توجهی شما قرار گرفته ، سه بار ورزش کردن هر بار به مدت نیم یا یک ساعت، خریدن لباس در روز چهارشنبه و تماشای یک سریال تلویزیونی. توجه کنید که اهداف فقط تکالیف درسی وتحصیلی را شامل نمی شوند؛ بلکه فعالیت های شخصی و اجتماعی را هم در بر می گیرند.
 افراد بسیاری می کوشند از فنون مدیریت زمان، که برای دیگران مفید و موثر است، بهره گیرند . ولی به سبب عدم توفیق در اجرای آن مایوس می شوند.
گام دوم: اهداف را بر حسب اولویت ها سازمان دهی کنید.

روان شناسان استفاده از اندیشیدن در باب اولویت ها را بر حسب دو بعد اضطرار و اهمیت پیشنهاد می کنند. ابتدا مشخص کنید اهداف چقدر اضطراری هستند و آن ها را بر پایه دو قطب اضطراری و غیراضطراری تقسیم کنید. با توجه به مثال فوق می توان گفت که مطالعه برای امتحان در قیاس تخصیص وقت به دوست یا ورزش کردن، اضطراری تر می باشند، چون آن ها موعد مقرری دارند که ممکن است سر برسد.

سپس موضوعات اضطراری را بر حسب قطب بندی مهم و غیر مهم تقسیم بندی کنید. همچنین موضوعات غیر اضطراری را بر حسب مهم و غیر مهم تقسیم کنید.

 

یک توصیه اضافی مربوط به گام دوم: ممکن است این احساس را داشته باشید که تمایز بین اهداف اضطراری از غیر اضطراری دشوار تر از تمایز مهم از غیر مهم است. اگر چنین احساسی داشتید می توانید “یک گام میانی” بردارید. بدین منظور می توانید اهداف را در سه طبقه “الف”، “ب”، “ج” جای دهید.

طبقه “الف” را برای مواردی در نظر بگیرید که برای شما از اهمیت زیادی برخوردارند. طبقه “ب” را به اهدافی با درجه متوسط اهمیت اختصاص دهید و طبقه “ج” را برای اهدافی در نظر بگیرید که اهمیت کمتری دارند.

گام سوم: برنامه ای برای انجام اهداف اولویت بندی شده خود بریزید

یک جدول زمانی بلند مدت تدوین کنید: اهداف و موعدهای مقرر تحصیلی و غیر تحصیلی را شناسایی کنید برای مثال: تاریخ امتحانات، تاریخ ارائه مقالات و غیره و زمانی مشخص برای اهداف تعیین کنید. سپس گام هایی را که برای رسیدن به این اهداف لازم است، مشخص کنید. اهداف بزرگتر را به یک سری واحدهای کوچکتر تقسیم کنید. آن گاه یک جدول زمانی منطقی برای انجام هدف های خود تنظیم کنید.

هر روز وظایف شخصی را یادآوری کنید: فعالیت های معینی هستند که اگر از آن ها غفلت شود تعادل زندگی را بر هم می زنند و به انجام وظایف دارای اولویت بالا لطمه وارد می کنند از جمله این فعالیت ها عبارتند از خوابیدن، خوردن، رابطه برقرار کردن، ورزش کردن، شست و شو و غیره(بنابراین حتما آن ها را در برنامه ریزی خود بگنجانید).

هر روز هفته را به گونه ای برنامه ریزی کنید که جدول زمانی پایان یابد: هر هفته و همچنین هر روز هفته را یک زیر مقوله قابل برنامه ریزی در نظر بگیرید. هر روز و هرهفته، جدول زمانی خود را مرور کنید. موارد غیر منتظره جدید را در آن وارد کنید و برنامه های خود را بر طبق آن سازمان دهید. برای مثال، رفع اشکال کامپیوتر را در زمان اضافی برنامه در نظر بگیرید و یا برنامه پیشین را اصلاح کنید. همواره در برنامه ریزی، اهداف دارای اولویت بالا را مد نظر داشته باشید.

گام چهارم: از برنامه ریزی پروپیمان پرهیز کنید.

به نظر می رسد، این توصیه با دستورالعملهای قبلی ناسازگار است، ولی مقصود این است که از سازماندهی سنگین و بیش از حد پرهیز کنید. از یک نقطه خاص فراتر رفتن و انباشتن فنون ممکن است به جای حل مسایل قبلی، مشکلات زمانی اضافی ایجاد کند.

برای دانلود PDF این مقاله جذاب کلیک کنید.

0

ارسال نظر

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *